Vårstäda och organisera din Outlook

Just nu är det många som pratar vårfina outfits, jag snackar hellre om en vårstädad Outlook. Det första du kollar när du kommer till jobbet är förmodligen mailen och för många är detta ett stressmoment. Med en inkorg som bara växer kan det vara svårt att veta vilka mail som är aktuella, och viktiga mail kanske till och med försvinner i mängden. Som tur är går det att göra något åt. Så här kommer tips och tricks på hur du tar kontroll över din mail och får en riktigt organiserad inkorg.

1. ÄNDRA OUTLOOK-VY
De första mailen du ser tar automatiskt en del av ditt fokus. Kanske fastnar du vid något som du blir lite extra stressad över och helt plötsligt har det satt riktningen för din dag. Hur vi börjar våra dagar är avgörande för hur vi spenderar våra dagar. Vad är då viktigare än att börja varje dag med tydliga avsikter.

TIPS: Ställ in din Outlook så att du får Outlook idag som förstavy när du öppnar mailen. Här får du en överblick över din kalender, inbokade möten, uppgifter och mappar – allt som du behöver för att sätta fokus för dagen.

2. STÄNG AV MAILAVISERINGAR
Har det hänt att du pratat med en kollega om något viktigt när du hör ett mailpling? Eller att du vid kundmöten kopplat upp din dator till en storbildsskärm och aviseringsrutan för mail poppar upp mitt i din presentation? Majoriteten av de e-postmeddelanden som du får kräver faktiskt inte din omedelbara uppmärksamhet.

TIPS: Stäng av alla aviseringar utom eventuellt de för högprioriterade rödflaggade mail. Avsätt istället tid för när du ska läsa dina mail. Ett jämnt och oavbrutet arbetsflöde är lika med produktivitet.

3. MINIMERA ANTALET MAPPAR OCH VÄLJ UT FAVORITER
Ju fler mappar desto bättre organiserad inkorg? Inte nödvändigtvis. En av mina nuvarande kollegor hade över 100 mappar (!) på sitt förra jobb och mappstrukturen fortsatte att växa tills den fick ett eget liv. Till slut visste hon knappt hur mailen var kategoriserade och det blev istället ett ännu större stressmoment. När hon började på Make IT tipsade jag henne om färre mappar och hon tog chansen att omorganisera.

TIPS: Ha enbart en liten mängd mappar som du istället använder på ett effektivt sätt. Utöver standardmapparna så har jag skapat en som jag verkligen kan rekommendera till alla – För kännedom. Du kan sedan välja att spara den och inkorgen som favoriter genom att högerklicka på respektive mapp. Då visas de högst upp i menyfältet.

4. SKAPA REGLER FÖR MAPPARNA
I Outlook har jag skapat en regel för när jag enbart står med som kopia i ett mail, eftersom det oftast inte kräver någon åtgärd. Då hamnar det automatiskt i mappen För kännedom, med undantag för högprioriterade mail. FOMO* som jag är scannar jag av den mappen en gång per dag för att ändå vara helt säker på att inte missa något. Regler kan du anpassa till dina mappar precis som du vill och är ett jättebra verktyg!

5. UNDERHÅLL DINA MAIL
Eftersom jag hittills bara har gett dig tips, kommer här även några tricks på hur du blir värsta mega-dunder-ninjan av välorganiserade inkorgar när mailen trillar in:

  • Är mailet ens relevant och behöver du läsa det? Om inte, ta bort det direkt.
  • Är det ett mail som kräver ett kort svar utan tankeverksamhet? Svara direkt och arkivera.
  • Behöver du svara på det under dagen men fundera lite på svaret? Låt det ligga kvar i inkorgen.
  • Är det något som berör det du ska göra under dagen? Om inte, flagga och arkivera det. Jag har sedan skapat en sökmapp som jag kallar för För uppföljning. För att skapa en ny sökmapp, högerklicka bara på Sökmappar ute i vänsterspalten under dina andra mappar och välj bland flera färdiga mallar såsom till exempel E-post flaggad för uppföljning. Flaggade mail kommer sedan automatiskt att landa i den mappen och du kan enkelt se vilka du behöver följa upp.

Undrar du hur jag blev expert på mail? Jag gick Make IT:s utbildning  Arbeta smartare i Outlook såklart!

Ps 1. Du kommer väl ihåg att uppdatera till senaste Outlook 2016? Och har du redan Office 365 behöver du såklart inte tänka på det utan då görs det automatiskt.

Ps 2. Vet du inte hur du uppdaterar? Mina kompisar och medarbetare på Make IT hjälper dig gärna!

*Fear Of Missing Out = Rädd för att missa någonting roligt eller intressant som alla andra har varit en del av.